サラリーマン時代、プロジェクトを運営するにあたって 納期管理の大切さを嫌と言う程 上司から叩き込まれました。
特にわたくしがお世話になった自動車部品業界は、部品が納期に間に合わないとお客様の車輛組み立てラインが止まってしまい 1日遅れるだけで何千万の損害請求がされてしまうシビアな世界でしたことから、かなり神経質になって納期管理を行っておりました。
お客様が海外の自動車メーカでしたら、国内から商品を発送するのにとても時間がかかりますし、又、海外の工場で作った構成部品を日本の工場で組み付けて完成品となったものを海外のお客様に納める・・・という手がかかる段取りを踏んで輸出することもございまして、兎に角大変でした。
無論 お客様にご迷惑がかからない様に社員一同、グループ会社/サプライヤの方も一丸となって納期に間に合う様に頑張る訳ですが それでも予定通りにプロジェクトが進行しないこともございました。
そういった時にサプライヤの方々に無理を言って、入庫迄の時間を短縮して頂くのですが その言い方次第で 納入のタイミングが大幅に変わることを身を以て経験しました。
納入タイミングが遅れては何千万の損害が発生しますが、更に信用を失いますので納期を守ることに必死でした。 時には、自身が部品を工場から飛行場まで運んだものです。
一方でお願いの仕方次第で出荷タイミングを従来より1週間短縮することが出来るのもその経験で学びました。勿論、英語の書類でお願いする以外にも電話やメールでのフォロー、又 日頃から良い関係を構築しておく努力も必要でしたが、誠実に書面でお願いすることで素早く動いて頂けました。
今からここに記載する方法に従って英語で催促する文書を作成頂けますと、海外のサプライヤと納期調整を行うにあたって必ずあなたのお役に立つものだと信じております(勿論 弊社のホームページでご提供している情報は全て大変役立つものでございますが・・・）。
サプライヤに無理をお願いして期日に間に合わせるのに効果的な英語の催促状の書き方8つのコツ：
1. 状況を明確にする為、催促に関する案件全ての情報を集めて整理しましょう。
何を、何台、何時迄に、何処に届けないといけないか？ その為の飛行機便の手配状況、特別に運送手段(飛行機/宅配トラック)を手配することで発生する費用は？ お客様との交渉の余地は？ ・・・英語の催促状でお願いする前に状況の確認が必要です。 場合によっては、催促する必要さえないかも知れません。 通常の段取りでは出荷タイミングが遅れてしまっても 通関手続きや輸送のリードタイムを短縮すれば間に合う可能性も否めません。 更にお客様も早めに商品を入手する様にスケジュールで抑えているだけで本当に必要なタイミングはもっと後かも知れません。 先ずは状況の確認をすることで、余分な調整作業を回避することが出来るか確認が大切です。
2. 正しい姿勢で手紙を書きましょう。
これは日本人がもっとも苦手な部分かも知れません。 母国語ではない英語を用いて折衝という難しい活動を文面で行うには 相当な英語力と英語圏の文化に対する理解が必要ですから。
英語の表現で"gentle but firm"というものがございます。『紳士的にしかし断固とした姿勢で』という意味合いでございますが、これを守って頂けます様お願い申し上げます。
勿論、外国語ですから誤った表現を用いたり 間違った調子になってしまうこともあるでしょう。 ここでのポイントは、わからない言葉/表現があれば用いないことです。
事実に基づいて、丁寧な姿勢で(但し馬鹿丁寧は逆効果なので避けて下さい)手紙を書く様にして下さい。
3. サプライヤに対して協力出来ることを申し出てみましょう。
2.にも関係するのですが、日本人が書いた英文の催促状は時に喧嘩口調のものがございまして、サプライヤとの関係をこじれさせてしまうことがございます。
あなたが達成したい目標は、サプライヤに何とか頑張って頂いて配達のタイミングを早めて頂く(可能な限り納期通りに出荷して頂く)ことです。
その為にあなたはサプライヤの要望を受けて協力を惜しまない姿勢を見せることが大事です。 ここでも繰り返しになりますが、暖かく接してあげてください(決して、高飛車で「下請けなのだからやれ」といった態度で接してはいけません。これをやってしまう方が結構多いのですが 将来的なことを踏まえて恨みをかうのは得策ではございません。英語圏のサプライヤに対してでもこれは同じです。)。
4. 折衷案を提示しましょう。
元々の納期に間に合わすことが困難なサプライヤに対して、「納期厳守」と突っぱねてしまっては事態が好転しません。
あなたがやるべきことは、お客様に迷惑がかからない程度で商品を出来るだけ早く納入することです。無論 元々設定されていた納期が本当に商品を用意するのに余裕がなかったかも知れませんが、大抵の場合 お客様サイドの方でもある程度のバッファーをもうけて発注している筈ですし、あなたの方でもそうかも知れません。
元々の納期に対して、何時までならばお客様に迷惑をかけずに出荷することが出来るかを教えてあげるのも一つですし、どうしてもやむを得ない場合は、”サプライヤの負担で特急手配をする方法”を指示してあげるのも手です。
ここでのポイントは、(1)元々の条件から多少とも譲歩し、(2)どうしても妥協出来ない条件を提示してあげることです。
5. 折衷案が達成出来なかった場合被る被害を明確にしましょう。
あえて上の様に書きましたが、ここでのポイントは あなたが「サプライヤにどれだけ納入時期を早めて頂くことが出来るか期待していること」を明確にすることです。
残念ながら最初に設定した約束をやぶれそうにありません。 そして納入タイミングを遅らせてあげられる様にあなたは喜んで調整してあげているのです。 この努力を無駄にする様なことがあれば どれだけあなたが苦しむことになるか、あなたがおかれた立場をサプライヤに明確に説明して頂きたいのです。
サプライヤが二度目の約束を破ると、当然お客様にご迷惑がかかりますし、金銭的な損害そして算出することが出来ないくらい大切なあなたの会社のブランド価値が失墜してしまうのですから、これらを論理的に説明しておきましょう。
繰り返しになりますが、感情的になってはいけませんよ。
6. 若しあなたが他の業者から部品を購入してでも納期に間に合わせなければならないならば、それを説明して下さい。
実は私、個人的にそういうことを経験しました。 たまたま一つの部品を複数の部品メーカから調達していたのですが、立ち上げ当初に予定していたサプライヤが納品出来ずに 他のサプライヤから調達したものをお客様に納品したのでした。
勿論 お客様には異なるメーカのものを納入するのですから事前に許可を取り、イレギュラーな対応で品質確認/検査を余分に行うことで出荷したのですが、この対応策は様々な部署で物議を醸し出し 収集するのに大変でした。
結局プロジェクトに穴をあけることなく進行させられたので お客様にご迷惑をかけずに済んだのですが、納期に間に合わせることが出来なかったサプライヤは忸怩たる思いだったことでしょう。
ここでのポイントは、サプライヤにプロジェクトを時間通りに進めることの大切さを十分に理解して頂くことを丁寧な姿勢で訴えることです。
勿論、「君たち(サプライヤ)のせいで遅れたのだよ」と憤るお気持ちは理解出来ますが、その様な感情的な表現は避ける様に。 サプライヤは言うまでもなく 納期に間に合わないことで申し訳なく思われていますから。
7. 不満を訴えない様にしましょう。
納入時期が遅れることと合わせて その他の不満を訴えたくなる方が中にはいらっしゃいます。
品質やデザイン、価格等 納入遅延と関係が無いことに関するクレームを便乗して言われる方が中にはいらっしゃいますが、不満があるならば別の機会でお伝えする様にしましょう。
8. 本件に関する問い合わせ窓口を明確にしましょう。
担当部署、担当者、連絡先、連絡方法、何時迄にサプライヤからの回答が必要かこれらを見易い場所に明記して下さい。
これらのテクニックは、英語で物品の納入遅延防止をお願いする以外にも借金の督促にも用いることが可能です(スペース上の都合により これについては明記致しませんが、質問がございましたらご連絡下さいませ。解説させて頂きます。)。
以下、効果的な英語の催促状のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。
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