代表取締役ブログ

お客様にわかり易く丁寧な英語でお伝えする回答書の書き方

お客様に良く思って頂きたい・・・そう思いませんか？　ただ　文化が異なる欧米人の方に言葉が異なることから　『どうすれば良く思って頂けるのかが良くわからない・・・　』『お客様に好印象を与える英語の回答書とはどの様なものですか？』・・・この様なご質問を良く頂きます。

特に初めてお問合せ頂いたお客様に接する時は緊張しますよね？　最初の回答如何でそのお客様があなたと取引をして頂けるか否かが大きく変わりますから。

ここでは、お客様に好意的に思って頂き取引に繋げる可能性が高まる回答書の作成方法及びその内容について簡単にご説明致します。

お客様にわかり易く丁寧な英語でお伝えする回答書の書き方6つのステップ：

1. 書き出し

あなたのお名前、会社名、住所、電話番号、emailアドレスを頭に書きましょう。そして他の手紙と同じ様にお客様への宛名から始めましょう。宛名とは、Dear Mr./Ms.で　基本中の基本ですが、お客様がMrs./Missと予め指定してこなければMs.と書くことが当たり前でございます。

2. 感謝の旨を表明して下さい。

未だ正式にオーダー頂くことが決まった訳ではございませんが、お客様に感謝の旨を表明してください。　本当に有り難いことですよね(本文と関係がございませんが、わたくしはこのホームページをご覧頂いているあなたに大変感謝しております。お忙しい中これをご覧頂き本当に有り難うございます。)。

3. 質問を繰り返して下さい。

お問合せ頂きました質問をあなたの言葉で言い直して下さい。　例えば、「3月7日にe-mailにてお問合せ頂きました”ナイキ製のバスケットボールシューズ、ジョーダンモデル '93年度版”の在庫並びに価格情報についてお伝え致します」というのは良い確認方法です。

4. 質問への回答をして下さい。

5. 他の情報も提供して下さい。

例えば、上の例ですと、「更に'98モデルの在庫、色が赤/黒でサイズ9から13まで1/2inch毎に3ペアずつございます。　お値段は通常なら$150.00のところ、'93モデルをお買い上げのお客様には特別に$100.00でご提供しております。」といった内容になります。ポイントはお客様に喜んで頂ける情報であること。心掛けてみましょう。

6. 締めの文句

再度感謝して回答書を締めましょう。　お客様と良いご縁があります様に・・・。その旨も合わせてお客様にお伝えしましょう。

さて、その他にもお客様に喜んで頂ける様な情報がございましたら回答書の途中に付け足して頂けたらと存じます。

以下、お客様にわかり易く丁寧な英語でお伝えする回答書のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。

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回答書

これらの情報がお役に立ちましたでしょうか？　ご質問がございましたら、以下からご連絡ください。　

又、お客様にわかり易く丁寧な英語でお伝えする回答書1通400ワードを￥21,000(消費税込み)で(3月31日までは￥10,500)代筆致しております(詳しくはこちらから)のでお気軽にお声掛けくださいませ。

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