代表取締役ブログ
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海外の通信販売業者に発注する為の英文の注文書の書き方一般的にPurchase Order Sheetと呼ばれますが、面識の無い/文化・法律の異なる海外の通信販売業者から滞りなくモノを買う為には、十分な情報のやり取りが必要で、無味乾燥した発注情報に加えて 人間味溢れるお願いをすることが重要です。 ここでは、初めて海外の通信販売業者に発注する為の英文の注文書の書き方について解説します。 英文の注文書の書き方における6つのポイント： 1. 発注する前にやること その商品を売っているお店についてリサーチしましょう。 特定のお店でしか売っていない商品もあれば、複数の国で売っている商品もございますので 複数の候補をリサーチして下さい。 その業者のことについて記載されているレファレンスを鑑み、評判を確認することもお忘れなく。 2. 普通のレターと同じように書き出しましょう。 先方の会社名、住所、郵便番号等のコンタクト先を左上に、その真下に数行のスペースをあけて挨拶から 注文したものについて、どうしてそれが欲しいか、何時までに欲しいか等の文章を掲載頂きたいのですが、如何にその欲しい商品が優れているか、どうして数ある業者の中からその業者を選んだか等ポジティブなコメントを載せることで”友好的な関係を構築すること”を目指して下さい。 3. 購入にあたって、どうしても外せない条件や質問があれば記載して下さい。 例えば、数/色が揃わないと買うつもりが無いですとか、入金の条件ですとか。 遠方で商品が届かないリスクもありますので、高価なものをお買い上げの場合は、分割の支払い条件に応じて頂けるかを確認することも大事です。 4. 発注に対して業者サイドが対応頂いていることについて感謝の意を表明して下さい。 買う側の立場に居ると忘れがちですが、販売活動に携わる者はあなた以外のお客様とのやりとりや、他の問題を抱えていることが多いです。 その様な多忙の中で、優先させてあなたに商品が必ず届く様にご対応頂くのですから、それに感謝しましょう。 これをレターに載せるか否かで業者側の対応も相当異なります。 5. 発注情報を箇条書きにしてお渡しください。 ・商品名・仕様・数量・注文者名・送付先住所・連絡先(電話番号/携帯番号/e-mailアドレス)・輸送方法・支払い条件・価格・・・を掲載することが一般的です。 6. 締めの文句 再度感謝の旨お伝え下さい。 質問があった場合の連絡先と緊急時の対応方法を掲載すれば尚親切です。 そして、署名をお忘れなく。
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