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請求書の英語版の書き方

請求書は英語でbilling statement, billとも言いますが、invoiceが使われることも多いでのではないでしょうか。

厳密にはbilling statementとinvoiceでは請求の対象が異なり、前者は電話代やクレジットカード使用料等で毎月課金されるものが対象となっているのに対して　後者は一回の買い物を対象とした送り状的な書式を指すことが多い様です。

ただし、前述の条件が必ずしも正しいとは限りません。　例えば、レストランでの食事に対する請求書はbillですし、自動車会社が自動車部品会社より毎月定期的に購入している物品に対する請求書がinvoiceであったりします。

更に細かく定義すると証券化や通関用途の適否等の論点が絡んでまいりますが、大切なことは、ケースバイケースで適切な書式を採用し、誤りの無い情報を書面に反映してお客様にお支払いをお願いすることでございます。

さて、ここで原点に立ち返ってみましょう。　請求書の目的とは何でしょうか？　それはあなたが付加価値を付けたサービスに対してお客様に快くお支払い頂く為のお願い状ではないでしょうか？

お客様のためにベストを尽くしたあなた、その誠意と努力をお客様に好意的に感じ取って頂いた上で対価をお支払い頂きたいのではないでしょうか？

わたくしは常日頃からどの様な案件でも大変感謝をしてご対応させて頂いておりますが、お客様には繰り返し　それをお伝えする様にしております。

何故ならば、繰り返し申し上げないことには感謝していることがお客様に伝わらないからでございますが、その他にも私がメッセージを発する際に大変気をつけていることがございます。

それは、私が発信したメッセージを受けてお客様が不愉快に思われない様にすることです。

例えば、請求書一つとってもそうですが、封書の中に無機質な請求書が一枚だけ入っているのと感謝のメッセージが添えられたカバーレターが入っているものとを受け取った場合では　お客様の感じ方は大きく異なります。

一度っきりではなく、今後継続してお客様にあなたのサービスをご利用頂くには、お客様と友好的な関係を構築したいものですよね？

ここでは、英語圏のお客様と友好的な関係を構築し永続的な取引を見込むことが出来るカバーレター及び英語の請求書の書き方について説明します。

英語圏のお客様と建設的な関係を構築するカバーレター及び請求書の書き方8つのポイント：

1. あなたの会社名、会社情報、連絡先を最初に書きましょう。

これは英語のカバーレター及び請求書両方に当て嵌まります。

2. 次にお客様のお名前、社名、住所を書きましょう。

1.と同じです。

3. 感謝のメッセージを英語のカバーレターの書き出しに持って来て下さい。

ここはシッカリと書きましょう。お客様はあなたにとってどの様な存在なのでしょうか？　サービスをご利用頂いてどう有り難かったのでしょうか？　シチュエーションに合致したメッセージを感情を込めて書きましょう。

4. お送りする英語の請求書について説明しましょう。

英語のカバーレターを添付する目的は、お客様と良好な関係を構築することです。従いまして、読むのにお客様にご負担がかからない長さで、『何に関する請求書をお送りしていますがご了承お願いします』というメッセージをお伝え下さい。

5. お客様に特別にお伝えしたいメッセージをカバーレターに記載しましょう。

例えば、支払い期日よりもずっと前のタイミングでお支払い頂くと割引価格を適用するですとか、近々行うキャンペーンの予定・・・等です。　お客様にとって嬉しい内容になっていることがポイントです。

6. 箇条書きで請求内容を記載しましょう。

数量、サービス名、単価、合計額を英語の請求書にお書き頂く訳ですが、ここでもポイントがあります。　請求内容に誤りが無いことが大切です。　最も間違いが起こる可能性が高いのは”数”です。　誤りが無い様に、そして、数字以外にも英単語でそれをあらわすことが良いでしょう。

7. 商品以外の費用の内訳を英語の請求書に明記しましょう。

税金、輸送費等の手数料、その他の諸経費等・・・これらを書く理由は2つございます。　(1)出来るだけ細かな支払い明細を受け取ることでお客様が嬉しく思われるため、と(2)お客様サイドの税金対策です。

あくまでもお客様視線で、丁寧に出来るだけ多くの情報を開示しましょう。それが信頼に繋がります。

8.日付、請求書番号、注文番号を英語の請求書に明記しましょう。

お客様がトラックダウンし易い様に心掛けるのをお忘れなく。

以下、カバーレターと請求書の英語版のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。

ダウンロードにはお名前とe-mailアドレスのご登録が必要です。

アイコンをダブルクリックして下さい。

請求書

これらの情報がお役に立ちましたでしょうか？　ご質問がございましたら、以下からご連絡ください。　

又、カバーレターと請求書のセット、英語版を1通400ワード、￥21,000(消費税込み)で(3月31日までは￥10,500)代筆致しております(詳しくはこちらから)のでお気軽にお声掛けくださいませ。

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