代表取締役ブログ
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英語の取扱説明書／マニュアルの書き方マニュアルとは、「ある目的を達成する為の手本」です。それに従って作業を行うことでいかなる知識の持ち主でも”滞り無く”目標を達成することが出来なければなりません。 言い換えますと、例えば あなたの会社独自で開発されたデータベースを業務に精通している中堅社員と初めてデータベースを見た新入社員がそれを読んで、同じ成果を出せる様になっていなければならないのです。 さて それを英語で作成しようとすると大変だ・・・とストレスを感じられませんか？ 勿論、英語で取扱説明書/マニュアルを作成するには、英語でのライティング能力が求められますのでそれをお持ちなのは必須です。しかし ライティング能力が無ければ それを英語が得意な方に訳して頂ければ良いのです。優れた英語のマニュアルを作成するのに必要なのはそれ以外の知識、作業段取りの理解といかにその作業をわかり易く説明出来るかです。 今から作業をわかり易く説明する方法をご説明致しますので、これを英語の取扱説明書/マニュアルの作成時にご参照頂ければと存じます。 英語の取扱説明書/マニュアルの作成7のステップ： 1. 作業の全体像を俯瞰しましょう。 一連の流れを最初から最後まで確認してみましょう。 又、マニュアルに書くものを実際に手に取って動かしてみることで更に理解が深まります。 2. フローチャートを作成しましょう。 1.で確認した作業を最初から最後までステップ毎に記録をとっていきます。 ポイントは流れを最初から最後まで書き上げて、何度も見直しを行う上で抜けているステップを間に付け加えることです。 3. 文章を書き起こしましょう。 2.で作成したチャートに基づき、ステップ毎に説明を加えて下さい。ポイントは簡潔にわかり易くです。 4. 実際にマニュアルを使って作業を行いましょう。 3.で作成されたものに基づいて作業に取り組んで下さい。途中で抜けているステップを発見することがあると存じます。漏れているステップを付け加えて 作業がスムーズに完了出来る様になるまでマニュアルの改訂作業を続けて下さい。 5. 作業を整理しましょう。 それぞれの作業毎に題名を付けること、そして作業の属性毎にグループ分けをする等して見易さ/理解のし易さを改善して下さい。ここで一連の作業の流れが完成する筈です。 6. 目次を作成しましょう。 5.の作業で完成した流れを一枚の紙で俯瞰出来る様になるとようやく取扱説明書の完成です。 7. 完成した取扱説明書を英訳しましょう。 6.の作業が終わった時点でクオリティの高い取扱説明書が完成している筈です。 このクオリティを維持したままで英語の取扱説明書を作成するには、英語のライティング能力が高い方に英訳化をお願いすることがポイントです。 英語のライティング能力の高さは必ずしもTOEICの点数が高いこと又は海外駐在/留学経験が長いことではございません。 実際に英語でライティングを行う実務に携わり、且つ 英訳化を依頼する作業を熟知している方がもっとも適切です(翻訳業者は実務を知らない方が殆どですのであまり良い選択肢ではございません。)。
マニャアルにも様々な種類があり、業務マニュアル、事務/技術マニュアルから機械の操作方法を指示するものがございます。以下は参考迄に英語の取扱説明書/マニュアルのサンプルをご用意いたしましたのでご活用下さいませ。 PDFをダウンロードするにはコチラよりメールアドレスをご登録下さい
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