代表取締役ブログ
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引き合いに回答する英語の文書の書き方引き合いへの回答書とは、あなたの会社と取引をすることに興味がある個人/組織に対する返答書のことを言います。 個人的な見解ですが、これが英語で上手に出来ている日本の会社様はあまり多く無い様な気がします。 これは大手企業を含めましてもそうです。 例えば、わたくしの所にご相談にいらしたあるメーカ様のことについてですが、この会社様、欧米の法人との取引を増やして売上を伸ばすご相談にいらっしゃいました。 英語のホームページを拝見すると『個人からの問合せお断り』と一言、書いてあったのです。 法人との取引にしか応じられてないことから これを書かれたことでしょう。 勿論、親切心で記載されたのでしょう。しかし、何も知らずにこのメッセージを読んだ方はどの様に思われるでしょうか？ 折角商品に興味を持って、ホームページを見てみたら『お断り』のメッセージしか記載されていないのです。大抵の場合、がっかりしてその商品を購入する気持ちが萎えてしまうことでしょう。 又、法人のお客様も消費者との取引を拒絶するメッセージを見て良い印象を持たれないでしょう。 日本語でもそうですが、一言/二言 文言を追加したり言い回しを変えるだけ冷たい文章から 相手をいたわる暖かい文章に生まれ変わります。 お客様からの引き合いが会社の販売スタイルからずれていることは往々にして良くあるお話でございます。 わたくしも 当初は英語のセールスレターの代行からスタートしましたが、お客様のニーズにより、サービスの幅を広げてご対応させて頂いたことでビジネスの機会を増やしてまいりました。 残念ながら日本の会社は、『お客様への引き合いに対する対応姿勢が誤っており、ビジネスの機会を喪失していて大変勿体無い』ことが多いのです。 折角遠く離れた国からあなたを慕って引き合いを頂いている訳ですから、例えそれが多少的外れであっても、丁重に接して頂くことでお客様には良い気持ちになって頂きたいものですよね？ ここでは、英語圏のお客様から引き合いを頂いた時に好感を持って頂き、ビジネスに繋げる文書の作成方法についてご説明します。 引き合いに回答する英語の文書の書き方6つのポイント： 1. 出来るだけ早く返事を書きましょう。 欧米の商習慣では受け取ったその日のうちに返信することが常識です。 若し、受け取って直ぐに回答が出来ない場合であっても、直ぐに返信する様にしましょう。 又、即答出来ないことがありましたら、何時迄にお伝えするかをご連絡しましょう。(電子メールでなくてもこの常識は適用されます。) 2. タイトルで引き合いに対する回答内容を明記しましょう。 お客様を煩わせずに済ませる為に、英語の回答書の中に、何時お問合せ頂いた、何に関する回答であることを明記して下さい。喜んで頂けますので。 3. 感謝の言葉から始めましょう。 どの様なご意見/お問合せであっても感謝の言葉から始めて下さい(例えクレームでも)。お客様と良好な関係を構築する最初のステップです。 4. 請求された情報について記載しましょう。 引き合いで、カタログや資料を請求されたのでしたら、それを同封したこと 又、直接請求されていなくても有用な情報については一言それについてご説明頂いた上で同封してください。 5. 若しお客様のご希望に添えない場合 残念ながらお客様のご期待に添えない場合、会社のポリシーをご説明頂いた上でお断りの文面を英語の引き合いに対する回答文書に織り込んで下さい。 その際、気をつけなければいけないのは感情的にならず、お客様を否定したり 不愉快な思いにさせないことでございます。個人的な見解は述べない様に、あくまでも会社のスタンスをご説明するに留めて下さい。 6. 再度感謝の言葉を述べて下さい。 例え今回ご縁が無くても、どこでお世話になることがあるかわかりません。例え、とんちんかんな要望だったとしてもお客様からご意見頂いたことはいずれ役に立つことが出てくることでしょう。 今後のお客様の更なる発展をお祈りして英語の引き合いに対する回答文書を締めて頂けます様お願い致します。 引き合いに回答する英語の文書のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。 PDFをダウンロードするにはコチラよりメールアドレスをご登録下さい
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